Independentemente do tamanho ou segmento, toda empresa tem uma quantidade significativa de tarefas que precisam ser executadas de forma individual ou em equipe. Aliás, a distribuição e a organização dessas atividades podem se tornar desafios ainda maiores quando necessitam da participação de mais de um colaborador. Nesse contexto, o uso do workflow se faz totalmente necessário.

Trata-se da solução encontrada para organizar de maneira fluida todas as etapas fundamentais para a conclusão de um processo. Ou seja: por meio do workflow, o gestor consegue determinar as funções de cada colaborador e em qual momento deve agir, contribuindo para o aumento da produtividade e da eficiência.

Devido à importância do assunto, preparamos este artigo para explicar melhor a você o que é workflow, quais são suas vantagens e por que se trata de importante para sua empresa. Acompanhe a leitura para saber mais sobre o assunto!

Como vimos, o workflow é um sistema que facilita a organização das atividades exercidas por uma empresa. Sendo assim, pode ser chamado de fluxo de trabalho, pois consiste em elaborar uma série de etapas que serão finalizadas em sequência por meio de uma lista de verificação ou diagrama.

Em outras palavras, o workflow pode ser interpretado como um trabalho que passa de um estágio para outro de maneira fluida, contribuindo para sua conclusão. Esse processo envolve um ou mais colaboradores.

Vale ressaltar que o workflow não é um projeto, por isso não pode ser definido como uma tarefa ou o conjunto de várias. Trata-se de uma forma de organizar as atividades diárias da empresa e garantir que elas sejam realizadas em sequência, por isso é importante estabelecer um período para o início e a conclusão de cada etapa.

Por meio de um workflow, o gestor consegue otimizar as atividades e assegurar uma maior qualidade nas entregas do serviço. Para você ter uma ideia de como funciona na prática, basta imaginar o seguinte exemplo: em uma empresa especializada no desenvolvimento de software, é necessária a atuação de um agente de suporte, que será responsável por coletar as sugestões ou reclamações dos clientes.

Sendo assim, ao receber uma proposta de melhoria ou reclamação, não cabe a ele decidir se será ou não acatada, já que sua função é registrar a solicitação e passá-la para a próxima etapa. Portanto, podemos dizer que o agente de suporte será o ponto de partida do workflow.

A próxima fase será executada pelo product manager ― profissional responsável por desenvolver o software. Nesse caso, ele fará uma avaliação das vantagens que a proposta oferece, além de analisar os custos necessários para aplicá-la e, assim, decidir se será ou não acatada.

Caso a proposta seja levada em consideração, inicia-se a terceira etapa, que consiste em fazer as alterações necessárias (sendo os desenvolvedores os responsáveis por esse processo). Feito isso, o processo segue para o próximo estágio, que inclui os testes.

Após a realização de todas essas etapas, a solicitação volta ao agente de suporte para que ele informe ao cliente as alterações feitas. Por meio desse exemplo, é possível perceber que um workflow bem definido faz toda a diferença no andamento das atividades de uma empresa, pois garante que nenhuma fase se perca durante o processo.

Para que o sistema de workflow funciona de maneira eficiente, deve-se dividi-lo em cinco partes:

• AD HOC: refere-se a um processo manual e conduzido de maneira simples, que permite que sejam feitas alterações conforme as regras e os procedimentos estabelecidos pela empresa;
• administrativo: fazem parte desse grupo os processos mais burocráticos da empresa;
• produtivo: trata-se dos processos que podem ou não ter intervenção humana. De forma geral, se refere às atividades diárias de uma empresa que estão diretamente ligadas à produção;
• colaborativo: é composto por processos que envolvem o trabalho cooperativo de uma empresa. Devido a esse motivo, é executado por diferentes departamentos;
• transacional: diz respeito aos processos de trabalho nos quais as tarefas são realizadas de maneira conjunta.

As vantagens de um sistema de workflow são diversas. Entre as principais, podemos citar:

• melhoria na comunicação;
• automatização dos processos;
• redução de custos e desperdícios;
• otimização dos processos;
• maior transparência no uso e no processamento de informações;
• aumento da eficiência e eficácia dos processos;
• contribuição para o aumento da colaboração entre os colaboradores da empresa e do trabalho em equipe;
• melhoria contínua dos processos.

Não basta apenas desenvolver um workflow bem estruturado e não fazer uso de um software de qualidade. Tal ferramenta tem papel fundamental na aplicação do workflow, pois permite a criação de fluxos personalizados. A vantagem disso é que o gestor consegue elaborar um planejamento de acordo com as necessidades da empresa.

Sem contar que existem outros benefícios, como:

• acesso remoto;
• modelagem colaborativa;
• armazenamento de dados em nuvem;
• disponibilização do histórico dos diagramas anteriores;
• redução de custos.

Portanto, é importante escolher as melhores ferramentas para que o workflow seja aplicado com mais eficiência. Nesse sentido, a CSP é uma empresa de tecnologia que há 30 anos tem transformado as necessidades tecnológicas de seus clientes em soluções eficientes.

Somos especializados na fabricação de softwares de gestão empresarial, como ferramentas de Business Intelligence , portais corporativos (intranet e extranet), ITSM (Information Technology Service Management) e Cloud Computing.

Nossos objetivos são: proporcionar uma maior colaboração e integração dos funcionários, contribuir com o aumento da produtividade e melhorar a capacidade analítica dos tomadores de decisões. Como resultado, o negócio se torna mais inteligente e adquire diferenciais competitivos.

Portanto, com base nas informações acima, fica claro que o workflow tem um papel importante no desenvolvimento das etapas dos processos da empresa. Por meio dele, o gestor consegue organizar de maneira fluida todas as atividades com eficiência, agilidade e praticidade, sem comprometer a qualidade do serviço.

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