O e-mail é hoje uma das principais ferramentas de comunicação utilizadas pelas empresas. Já é um hábito entre grande parte dos profissionais, checar diariamente, e até mesmo, mais de uma vez ao dia, a caixa de entrada de e-mail.

Por possuir um caráter mais pessoal , o e-mail é uma ótima forma de se comunicar diretamente com algum profissional ou departamento.

E apesar de ter sua eficácia constantemente questionada, devido ao alto volume de informações que chegam diariamente através dessa ferramenta, é inegável o seu poder de transmitir informações e proporcionar a troca de ideais .

Através de uma ferramenta de e-mail, é possível enviar mensagens de forma simples e rápida e ainda atingir mais de um profissional , podendo ser enviado para toda a empresa, caso seja o objetivo.

Essa ferramenta permite também a criação de listas , de forma que o conteúdo possa ser enviado apenas para um grupo de pessoas. Como, para um departamento específico ou para um time.

Por se tratar de um recurso bastante democrático , permite que todos os profissionais que compõe a empresa possam expressar seus pensamentos e que suas considerações possam acolhidas pela gerência e assim, contribuir diretamente para o futuro da empresa.

Dessa forma, além de contribuir com a empresa, o colaborador também reforça o sentimento de pertencimento, essencial para ele possa se sentir mais comprometido com a instituição e assim, ter um melhor desempenho.

Além disso, a ferramenta de e-mail, permite uma variedade de estruturas , podendo ser bastante formal e conter informações de extrema importância e até mesmo, um conteúdo mais informal, como felicitações pela entrega de um projeto.

Entre as vantagens das fermentas de e-mail, podemos destacar:

• Liberdade geográfica , pois pode ser acessado de diferentes aparelhos como computar, smartphone e tablet, e em qualquer lugar;
• Possui um baixo custo de implantação , operação e manutenção;
•  Como maioria dos profissionais já teve algum contato com essa ferramenta e já estão adaptados, ela tende a ser de fácil implementação e utilização , além de não gerar grandes resistências por parte dos colaboradores;
• Possibilita maior integração e interatividade com e entre os colaboradores.

Porém, alguns cuidados devem ser tomados para que o e-mail possa ser uma ferramenta eficaz de comunicação. É muito comum entre as empresas, a utilização de ferramentas de e-mail como um depósito de arquivos e documentos . Esse hábito não é indicado , pois, no ambiente de e-mail há muitas informações de formatos e objetivos diferentes, o que pode causar problemas para buscar esses arquivos e até mesmo, devido à pluralidade de informações, a empresa acabar perdendo arquivos importantes por um descuido.

Além disso, a falta de gerenciamento sobre os envios pode acabar sobrecarregando os funcionários com informações desnecessárias e interferindo diretamente na produtividade dos mesmos , já que, se o profissional precisar parar seu trabalho para checar uma nova mensagem e as informações não forem relevantes, estará interferindo na sua concentração e também no seu desempenho.

De forma que o próprio canal de comunicação também acaba por ser prejudicado, pois, quando o volume de informações sem grande relevância é alto, os colaboradores tendem a prestar menos atenção e reter menos conhecimento.

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