Essa grande verdade, escrita por Lewis Carroll em Alice no País das Maravilhas, se encaixa perfeitamente para a realidade do gerenciamento de projetos!

Diria, inclusive, que cabe aqui um complemento:

Se você não tiver clareza sobre quais indicadores servirão como bússola no seu caminho, dificilmente você saberá se está na direção certa para atingir o seu objetivo ou não. Fazer isso é o mesmo que deixar os seus resultados na mão da sorte!

E é justamente aí que entram as OKRs. O modelo ajuda os gerentes a obter clareza em relação às metas para seus funcionários e também promove o desenvolvimento dentro da empresa.

Pode ser que você seja um gerente de projeto pequeno ou um PM de alguma grande corporação. Isto será benéfico para todos os tipos de pessoas que gerenciam projetos.

Até o final deste artigo, você entenderá o que exatamente são as OKRs, quais benefícios elas podem trazer para os resultados da sua equipe e como implementar essa prática na sua empresa.

A sigla OKR se refere a Objectives and Key Results — ou Objetivos e Resultados Chave — é um método de estabelecimento de metas e gerenciamento criado e popularizado por John Doerr, o famoso investidor no Google e na Amazon.

A filosofia do OKR se pauta em definir objetivos claros, que todos na organização compreendam, saibam como medir e quais são os papéis que devem desempenhar para alcançar o objetivo.

Estes objetivos, resultados mensuráveis, são frequentemente chamados de “Resultados Chave”, ou KRs, para abreviar, “Key Results”.

Muitas vezes, quando pensamos em empresas de sucesso ou equipes que conquistam altos resultados, algumas dúvidas surgem com frequência.

Queremos saber “Como eles medem o sucesso?” ou “De que forma eles conseguiram chegar a esses resultados?”

Os OKRs fornecem clareza em torno dessas questões, criando objetivos e resultados mensuráveis. Eles permitem que todos na organização compreendam o que é importante e o que é necessário fazer para atingir as metas estabelecidas.

Uma pergunta fundamental a ser respondida ao estabelecer os OKRs é se você deve fazer uma abordagem top-down (acionamentos de gerenciamento) ou bottom-up (acionamentos de equipes).

Em um sistema “top down”, a gerência é responsável por criar os OKRs e transportá-los para suas equipes. A responsabilidade da equipe é, então, descobrir como eles vão atingir esses objetivos.

Em muitos casos, isto significa que os gerentes são responsáveis por todos os processos OKR, mas não há muita clareza sobre o que acontece se suas equipes conseguirem atingir os objetivos ou falharem ao fazê-lo.

De fato, não apenas sentem que é difícil para eles influenciar o sucesso dos objetivos de outros, mas também não há incentivos muito fortes em torno da prestação de contas.

O que pode atrapalhar o resultado do projeto, pois as equipes podem não estar suficientemente motivadas para atingir seus objetivos.

Assim, a fim de garantir que a equipe tenha sucesso em alcançar seus objetivos, muitas vezes a abordagem Bottom-up é a melhor opção, pois nela a própria equipe decide sobre os objetivos a serem atingidos.

Isto significa que há uma ênfase na autonomia e autogestão da equipe, as equipes podem determinar que ações usarão e em que ordem. O que, por si só,  ajuda para que a equipe esteja motivada e é provável que eles sejam bem sucedidos na realização de seus objetivos.

No entanto, há alguns desafios que vêm com as abordagens Bottom-up.

Uma das principais dificuldades enfrentadas é que, este tipo de abordagem requer um alto nível de confiança, capacidade de tomar decisões estratégicas e comunicação entre os membros da equipe.

Então, o que fazer se houver necessidade de alguma orientação e de um estilo de gestão de forma que não seja possível entregar uma responsabilidade tão grande para eles, no caso da equipe ser formada por profissionais ainda inexperientes, por exemplo?

Neste caso, deve-se considerar que as abordagens Bottom-up e Top-down podem ser usadas em conjunto. De forma que a equipe é responsável por atingir seus próprios objetivos, mas há algumas regras e diretrizes que devem ser seguidas. O líder deve ser capaz de identificar e, se necessário, orientar a equipe a fim de alcançar seu objetivo.

Algumas pessoas pensarão em ágil como algo que não é mensurável ou objetivo. Isto não é verdade!

Os OKRs são uma ótima ferramenta a ser usada ao implementar uma metodologia ágil, pois permitem metas em nível organizacional e também para o estabelecimento de metas em equipe/pessoal.

Os OKRs são de curto prazo, mensuráveis e objetivos.

Há alguns princípios que precisam ser seguidos ao implementar os OKRs juntamente com metodologias ágeis:

• Permitir flexibilidade durante o planejamento da iteração
• Análise e acompanhamento dos resultados em curtos espaços de tempo.
• Evitar que os objetivos se tornem desnecessariamente complexos

Qualquer tipo de empresa e equipe pode usar OKR para apoiar seus objetivos e projetos, mas eles são particularmente úteis para empresas que possuem uma estrutura de gestão plana.

Dessa forma, as responsabilidades podem ser atribuídas em nível de projeto em vez de serem ditadas pela alta gerência.

Existem algumas estratégias que incluem:

1) Usar reuniões mensais ou trimestrais de revisão para monitorar progresso dos resultados e das metas.

2) Definir claramente os resultados esperados e estabelecer um cronograma para alcançá-los.

3) Encorajar os funcionários a desafiarem a si mesmos.

No Google, por exemplo, os funcionários são encorajados a apresentar contra propostas se não acharem que a solução proposta funcionará ou se acreditam terem encontrado uma solução mais prática ou efetiva.

4) Permitir algum espaço de manobra para alterar os planos de negócios à medida que o ano se desenrola, para que os OKRs possam ser ajustados de acordo.

4.1) Elaborar um plano de contingência para cada projeto.

O que você vai fazer se não encontrar seu OKR? Qual é o plano de reserva?

5) Apresentar as metas OKR de forma objetiva.

O objetivo de um OKR deve ser claro e mensurável, como “aumentar as vendas em 20%” ou “lançar um novo produto dentro de seis meses” Uma maneira simples de estabelecer estes objetivos é usar os critérios SMART: Específicos, mensuráveis, orientados para a ação, realistas e oportunos.

6) Se um projeto for muito grande ou ambicioso, ele deve ser dividido em projetos menores e cada um desses projetos menores deve ter um OKR. Desta forma, se alguma meta não for atingida, você ainda terá alcançado alguns resultados.

É importante notar que podem existir limitações durante implementação dos OKRs, que fará com que os resultados esperados não sejam tão efetivos.

Veja alguns exemplos abaixo.

• Falta de transparência: Alguns departamentos podem manter seus OKRs em segredo, o que derrota o propósito.
• Aderência cega aos números: Se os objetivos não forem realistas ou flexíveis, há o risco de que os gerentes se sintam pressionados a atingir os números a qualquer custo.
  

Isso irá depender do tamanho e do tipo de empresa. Portanto, há algumas empresas que podem implementar o OKR em uma semana, e seus funcionários entendem imediatamente o que se espera deles. Não é um problema com equipes menores onde todos conhecem todos os outros, seus papéis estão claramente definidos e não há muitos funcionários para se acostumar com o processo.

Por outro lado, ao utilizar OKRs com organizações maiores, pode levar alguns meses para que a implementação ocorra sem problemas, pois todos têm rotinas e hábitos diferentes. Um modelo OKR personalizado precisa ser criado para cada funcionário, o que pode levar tempo, já que eles precisam ser designados ou alterados separadamente para cada pessoa da equipe. Este ajuste fino exigirá recursos adicionais de seu lado (geralmente um Gerente de Projetos) para ter certeza de que todos estão na mesma página.

Tentar resolver todos estes problemas usando um modelo OKR padrão pode causar ainda mais problemas. Demora muito tempo para personalizá-los para cada funcionário, e eles podem não ser mais relevantes no momento em que você terminar com isso. Se a empresa passar por uma reorganização ou simplesmente tiver processos ruins em andamento, algumas pessoas simplesmente não preencherão seus OKRs corretamente e os acompanharão regularmente (a parte mais importante!).

Neste caso, seria melhor criar modelos OKR personalizados.

Os OKRs são uma ótima maneira de criar alinhamento, foco e transparência em toda a sua organização.

Entretanto, eles podem se sentir muito abstratos para aqueles que estão fora da equipe (incluindo a alta gerência) quando não há clareza suficiente sobre o que exatamente o OKR ou objetivo deve significar no trabalho diário, levando as pessoas a questionar se o trabalho que estão fazendo ainda contribui para esse OKR.

Isto pode criar confusão dentro das equipes, já que não haverá chance de verdadeiro alinhamento e adesão de cada indivíduo enquanto cada um estiver trabalhando em seu próprio negócio.

Por isso, muitas vezes é muito menos custoso contratar especialistas externos para fazer a implementação de OKR na sua empresa de forma mais rápida e efetiva, conquistando de forma prática o controle sobre os indicadores de performance que irão permitir identificar se a sua equipe está no caminho certo para a conquista dos seus melhores resultados.

Entre em contato com a CSP agora mesmo e fale com um de nossos especialistas para entender como podemos ajudar sua equipe a implementar os OKRs de forma rápida e efetiva.