Se a sua equipe ainda busca informação entre e-mails, páginas antigas do Confluence, pastas do Drive e mensagens perdidas no chat, há duas certezas: tempo está sendo desperdiçado e decisões estão sendo tomadas com base em versões desatualizadas. O Rovo foi criado justamente para transformar esse labirinto em uma experiência única de procurar, entender e agir — sem sair do fluxo de trabalho. Com Search, Chat e Agents, o Rovo integra o que sua empresa já usa (Jira, Confluence, JSM e apps terceiros como Google Drive e SharePoint) e devolve respostas contextuais com fontes, reduzindo a busca manual e liberando a equipe para o que mais importa. 

Nesse post, vamos mostrar como ativar o Rovo, conectar suas fontes, criar “atalhos inteligentes” (bookmarks), implantar a extensão de navegador e aproveitar Agents prontos e personalizados para automatizar tarefas. 

Continue a leitura e saiba mais! 

O que é o Rovo e por que ele reduz buscas manuais? 

O Rovo é um app que ajuda você a encontrar, aprender e agir sobre informações espalhadas por aplicativos Atlassian e de terceiros. Em vez de abrir cinco sistemas, você consulta o Rovo, que retorna resultados relevantes (com as permissões corretas) e oferece Chat para aprofundar, além de Agents que executam tarefas ou padronizam respostas. Em dispositivos móveis, é possível usar o Chat no app do Confluence; e, quando for preciso “ir fundo”, o recurso de Deep Research produz um relatório completo e citado. 

Um destaque prático: Rovo Search e Rovo Chat funcionam também fora dos produtos Atlassian quando você usa a extensão de navegador — por exemplo, numa página pública ou em um serviço conectado (como SharePoint). Isso permite levar a busca unificada para qualquer aba do seu dia a dia. 

Passo-a-passo para ativar e configurar 

Ative o Rovo e o AI nos apps certos 

Em planos Standard, Premium e Enterprise, o Rovo é ativado automaticamente no seu site. Para aproveitar todos os recursos (Chat e Agents), confirme que o AI está ativado nos apps em que você quer usar Rovo: admin.atlassian.com → Settings → AI-enabled apps. Se necessário, você pode desativar o AI em apps específicos — o Rovo continua com o núcleo (como Search/Studio), mas Chat e Agents baseados em AI ficam indisponíveis. 

Conecte as fontes externas que concentram conhecimento 

Quanto mais fontes conectadas, menos “garimpo” manual. O Rovo possui conectores para apps como Google Drive, SharePoint, Teams, Figma e outros. A indexação respeita permissões de origem e alimenta o Search/Chat/Agents com dados atualizados. Para cada conector, há guias específicos de configuração. 

Google Drive: o conector indexa Docs, Sheets, Slides e PDFs até 10 MB, com atributos como nome, URL, datas, autor, colaboradores, pasta e corpo do documento — suficientes para buscas precisas e respostas contextualizadas. 

Microsoft SharePoint: a configuração começa em admin.atlassian.com → Settings → Rovo → Add connector → SharePoint. É um fluxo passo a passo que inclui o Azure. 

Além disso, administradores podem gerenciar conectores (pré-requisitos, permissões e cotas de indexação) diretamente na Administração. 

Implemente a extensão de navegador do Rovo 

A Rovo Browser Extension leva Search, Chat e Agents para toda nova aba e ainda habilita definições e resumos em páginas públicas/serviços conectados. Para escalar a adoção, instale automaticamente via Google Admin Console (para toda a organização ou grupos/unidades específicas). 

Por que isso reduz busca manual? Porque os atalhos do Rovo passam a estar onde o usuário já está — o que reduz trocas de contexto e evita janelas paralelas só para “pesquisar”. 

Crie Rovo Search Bookmarks para perguntas recorrentes 

Bookmarks são resultados “pinados” que aparecem no topo da busca quando alguém digita um termo específico. Eles funcionam como atalhos oficiais para a “resposta confiável” (ex.: “política de férias”, “SOW template”, “padrão de PR”), inclusive apontando para qualquer URL, mesmo fora dos produtos Atlassian. Você adiciona e gerencia esses bookmarks em Admin → Settings → Rovo → Search bookmarks (com suporte a importação em massa). Isso é ouro para padronizar respostas e encurtar a busca. 

Habilite Agents prontos e crie Agents personalizados 

Os Rovo Agents são “colegas de time” configuráveis: recebem instruções, fontes e permissões para executar tarefas, responder de forma padronizada ou atuar em regras de automação. Você acessa Agents no Chat, em automations, no editor com /ai e no app Studio. A Atlassian fornece mais de 20 agents prontos que você pode usar e até duplicar para cenários específicos. Para criar os seus, é necessário que o Rovo esteja habilitado e o AI ativo em algum app. 

Exemplos úteis para reduzir busca manual: 

Responder dúvidas de políticas internas: Agent aponta para políticas de RH/Segurança, devolvendo respostas consistentes com fontes. 

Localizar incidentes relacionados: Agent consulta issues no Jira e páginas de postmortem no Confluence para acelerar diagnóstico. 

Descobrir o documento certo: Agent prioriza bookmarks oficiais e Drive/SharePoint para indicar um único link confiável por tema. 

Defina cotas, monitore uso e ajuste 

O Rovo tem limites de uso (quotas) e itens indexados por conector. Entender e monitorar essas cotas evita surpresas e ajuda a priorizar as fontes que realmente derrubam o tempo de busca. 

Garanta privacidade, segurança e residência de dados 

A Atlassian deixa claro: dados do cliente (incluindo os dados submetidos ao Rovo/Atlassian Intelligence) não são usados para treinar modelos de IA, nem pelos provedores terceiros que suportam esses recursos. Além disso, existem guias de residência de dados: quando habilitada para o Rovo, o armazenamento segue a mesma região dos seus dados em Jira/Confluence; e os dados indexados do app Atlassian permanecem naquela aplicação (por exemplo, dados de Confluence no índice do Rovo ficam “pinados” no Confluence). 

Um roteiro de implantação para “zerar” a busca manual 

Abaixo, um plano prático para você sair do zero ao “parei de caçar link”. 

Semana 1: Fundamentos e piloto 

• Confirme ativação do Rovo e habilite AI nos apps (Jira, Confluence, JSM) em que o ganho será maior inicialmente (por exemplo, onde a equipe mais busca políticas, padrões, anexos e incidentes). 
• Conecte o Google Drive (Docs, Sheets, Slides, PDFs até 10 MB) e pelo menos um site do SharePoint que concentre documentos críticos de negócio. Valide permissões de leitura para um grupo piloto. 
• Implante a extensão de navegador para o grupo piloto (forçada via Google Admin Console). Faça um “tour” rápido de como usar a nova aba. 
• Crie 10 bookmarks iniciais (os termos mais buscados). Publique a lista e peça feedback. 
• Habilite 3–5 Agents prontos e duplique 1 deles para o seu contexto — por exemplo, padronizando respostas de segurança ou suporte interno. 
• Medida de sucesso (rápida): número de acessos ao Search/Chat pela extensão, consultas respondidas com fonte e cliques nos bookmarks. 

Semanas 2–3: Escala e padronização

• Amplie conectores (outros sites do SharePoint, repositórios críticos), observando as cotas de indexação para não sobrecarregar com pastas obsoletas. 
• Aumente os bookmarks para 25–40 termos: políticas, modelos, padrões, links “canônicos” de sistema, runbooks. Aproveite a importação em massa se fizer sentido. 
• Treine a equipe para usar /ai no editor do Jira/Confluence e acionar Agents via Chat e automations. Isso substitui “procura manual + cola” por uma resposta assistida. 
• Instale a extensão de navegador em larga escala e comunique a padronização (“procure sempre primeiro no Rovo”); isso reduz o impulso de abrir o Drive/SharePoint diretamente. 
• Medida de sucesso (intermediária): queda nas solicitações repetitivas de “onde está X?”, uso de bookmarks, e tempo médio para localizar documentos essenciais. 

Semanas 4–6: Automação e governança 

• Crie Agents personalizados para perguntas repetitivas de negócio (RH, Segurança, Finanças) e para descobrir incidentes relacionados no Jira. Centralize instruções e fontes por domínio. 
• Revise dados sensíveis e áreas sob compliance; reconfirme as políticas de acesso nos conectores e valide residência de dados se aplicável. 
• Ajuste cotas e priorização de coleções indexadas conforme o uso real. 
• Rode comunicação recorrente: publique os “Top 10 Bookmarks do mês”, eduque sobre a extensão e celebre os ganhos (ex.: tempo poupado). 
• Medida de sucesso (estável): queda consistente do tempo de busca por informação, aumento de respostas com fonte, satisfação do usuário. 

Boas práticas que aumentam o retorno 

Comece pelo que dói mais 

Levante as perguntas que mais interrompem o time: “política X”, “template Y”, “como abrir acesso Z”, “runbook de incidente W”. Transforme em bookmarks oficiais e divulgue, para que a equipe crie o hábito de buscar no Rovo antes de abrir tickets ou pings. 

Leve o Rovo para onde as pessoas já estão 

A extensão de navegador muda o jogo: em vez de ensinar alguém a “abrir o Rovo”, você insere o Rovo no fluxo natural de trabalho, em cada nova aba e em sites públicos/serviços conectados (como o SharePoint). 

Restrinja para clarear 

Conectar “tudo” sem curadoria pode poluir a busca. Use a gestão de conectores e cotas para priorizar áreas que realmente concentrarão as respostas oficiais. 

Padronize a resposta “certa” 

Agents prontos já cobrem muitos cenários e podem ser duplicados para o contexto da sua empresa. Isso reduz variação de respostas e evita “cada um responde de um jeito” nas dúvidas frequentes. 

Trate a governança como parte do produto 

A documentação oficial detalha uso de dados e residência; leve essas diretrizes à área de segurança e compliance logo no início do rollout para evitar bloqueios tardios. 

Exemplos de uso que eliminam o “garimpo” 

Onboarding mais rápido: novos colaboradores encontram as políticas e os modelos certos via bookmark e validam dúvidas com um Agent de RH, tudo com fonte. 

Suporte interno mais leve: ao invés de abrir um ticket para perguntar “onde está a planilha X?”, o colaborador busca no Rovo Search e recebe como primeiro resultado o bookmark oficial. 

Gestão de incidentes: um Agent coleta issues similares no Jira e páginas de postmortem no Confluence, encurtando a investigação — menos caça manual, mais análise. 

Pesquisa profunda sob demanda: quando o time precisa “ir fundo”, o Deep Research gera um relatório completo e citado, eliminando aquele esforço manual de consolidar links e trechos. 

Curiosidade de produto: a Atlassian reporta que usuários são 60% mais bem-sucedidos com o Rovo Search do que com soluções open-source de busca empresarial — um indicativo direto do potencial de reduzir retrabalho de busca. 

Para que você possa se aprofundar ainda mais, recomendamos também a leitura dos artigos abaixo:   

Atlassian Rovo: O Futuro do Trabalho Impulsionado por IA 

Como solucionar os desafios da gestão do conhecimento com o Rovo 

Rovo: Conheça a nova Ferramenta da Atlassian que usa IA Generativa 

Conclusão

O Rovo já nasce integrado ao ecossistema Atlassian e se conecta aos seus repositórios externos para reduzir ao mínimo a busca manual, oferecendo respostas com fonte e automação por meio de Agents.  

O caminho é simples: ativar Rovo e o AI nos apps certos, conectar as fontes que concentram o conhecimento, implantar a extensão de navegador para colocar o Rovo onde as pessoas já trabalham, padronizar com bookmarks, automatizar com Agents prontos e customizados. Feche o ciclo com monitoramento de cotas e uma camada de governança sólida. 

Ao final, sua equipe deixa de caçar links e passa a tomar decisões mais rápidas, com consistência e traço de auditoria (fontes, permissões, residência de dados). E você ganha o que CIOs e gerentes de TI mais precisam: tempo e foco para liderar transformações reais, em vez de ficar perseguindo informações que o Rovo encontra em segundos. 

Esperamos que você tenha gostado do conteúdo desse post!  

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