Chega a ser estranho pensar que há menos de 30 anos atrás não era possível enviar um SMS – mensagem de texto – através do celular.

A tecnologia passa por inovações cada vez mais rápidas, modificando o cenário do mercado de forma que as empresas precisam se esforçar ao máximo para acompanhar o ritmo, se quiserem manter a competitividade no mercado!

Nesse cenário, a busca por Metodologias Ágeis, com objetivo de acelerar e otimizar a execução de projetos, aumenta cada vez mais.

Existem diversas metodologias e ferramentas ágeis que podem ser utilizadas para otimizar a gestão de projetos.

Porém, as opções são tantas que, muitas vezes, dificultam na hora de escolher qual a melhor ferramenta para o seu negócio. 

Por fim, uma ferramenta que deveria gerar praticidade e rapidez nas entregas dos projetos, acaba se tornando apenas um passo operacional que mais atrapalha do que ajuda.

Para te ajudar a resolver esse problema, escolhendo a ferramenta ideal para te ajudar na gestão dos projetos da sua empresa, separamos algumas dicas com algumas das melhores e mais usadas ferramentas para a Gestão Ágil de Projetos.

Antes de falarmos das ferramentas é importante que você entenda o que são as metodologias Ágeis.

Afinal, a ferramenta serve para operacionalizar as metodologias e facilitar a execução de processos ágeis. Nenhuma delas, por melhor que seja, vai ser capaz de “tornar um projeto ágil” por si só.

Apesar de extremamente importantes para o correto desenvolvimento e a eficiência de execução do projeto, é imprescindível ter em mente que as ferramentas não podem funcionar como substitutos de uma boa metodologia, uma boa equipe e um bom gerente de projetos!

Os métodos ágeis surgem como uma opção ao modelo tradicional de gestão de projeto – chamado de modelo Cascata ou Waterfall – formado por processos e etapas rígidas, seguindo um modelo com começo, meio e fim já definidos. Onde o foco central é na entrega do produto final.

Este modelo tradicional ainda é muito funcional para projetos mais rígidos, como a construção de um edifício, por exemplo. Ele cabe muito bem nos projetos que não permitem alteração de escopo.

Quando falamos em metodologias ágeis o foco muda completamente. Ao invés de pensar na entrega do produto como objetivo principal, o foco passa a ser o cliente.

Nas metodologias ágeis o produto não é desenvolvido de forma ininterrupta.

São feitas “pequenas entregas” durante o processo de desenvolvimento, onde são realizadas adaptações, alterações e correções conforme necessário. Desta forma, a possibilidade de haver grandes erros no produto final cai drasticamente!

Entre as várias vantagens da utilização dos métodos ágeis, estão:

• Agilidade
• Customização do produto
• Eficiência e economia
• Transparência e colaboração
• Redução de riscos
• Alto nível de satisfação do cliente

Existem diversos tipos de metodologias ágeis, como Scrum, Kanban, SMART e Lean, por exemplo.

Todas essas ferramentas seguem os 4 valores e 12 princípios do Manifesto Ágil. Porém, cada uma delas possui as suas particularidades, de forma que se adaptam melhor para diferentes tipos de projeto.

A escolha da metodologia correta é fundamental para o sucesso do projeto! Da mesma forma, a escolha da ferramenta correta é fundamental para operacionalizar o desenvolvimento do projeto! 

Uma vez que a metodologia foi escolhida, o próximo passo é entender qual será a ferramenta para auxiliar na gestão do seu projeto.

O uso da ferramenta correta entrega vários benefícios, como:

• Melhor e maior capacidade colaborativa;
• Rapidez na atualização de tarefas;
• Acompanhamento o andamento do projeto de forma descomplicada;
• Maior facilidade para fazer Status Report e gerar relatórios.

Para fazer essa escolha da melhor forma, alguns critérios deverão ser levados em conta. São eles:

• Tamanho do projeto;
• Complexidade;
• Tipo de metodologia selecionada;
• Investimento que poderá ser feito na ferramenta.

A identificação do tamanho do projeto poderá mudar de empresa para empresa.

Naturalmente, a experiência e know-how dos membros da equipe também conta na hora de pensar o nível  de complexidade do projeto.

Mas, caso você e sua equipe estejam no início da jornada de implantação da cultura ágil na sua empresa, separamos alguns pontos em que você pode se basear para entender melhor de que forma as necessidades do seu time podem ser melhor atendidas.

Quando falamos em projetos pequenos, estamos nos referindo a tempo, tamanho da equipe e complexidade.

Em geral, projetos mais complexos irão demandar mais etapas. Por isso, em geral, serão mais longos.

Um projeto pequeno terá duração média de 1 mês e será composto por, em média, 3 a 6 pessoas. Geralmente é composto de poucas etapas.

Necessidades básicas das ferramentas:

• Compartilhamento de arquivos
• Colaboração em arquivos
• Checklist de tarefas

Um pouco maior e mais complexo que o primeiro, um projeto médio costuma ter duração de 1 a 3 meses, com equipes de 7 a 10 pessoas.

Naturalmente, este tipo de projeto possui mais etapas. Porém, a complexidade ainda não é tão grande – você não encontrará várias sub-tarefas dentro das tarefas de cada etapa, por exemplo.

Necessidades básicas das ferramentas para gerenciar projetos médios:

• Compartilhamento de arquivos
• Colaboração em arquivos
• Ferramenta para gestão de tarefas (em quadro/kanban, lista, etc.)
• Ferramenta de comunicação com fácil localização de informações chave

Maior grau de complexidade e maior tempo, os projetos grandes têm duração de 6 meses ou mais, com um número de pessoas envolvidas maior que os anteriores.

Pelo número de etapas e complexidade de cada uma delas, esses projetos demandam uma estrutura de governança bem construída e ferramentas mais completas, que sejam capazes de proporcionar visibilidade geral de cada etapa, de forma simples. 

Nos outros projetos – pequenos e médios – muitas vezes não é necessária a criação de uma estrutura complexa, para fazer um bom acompanhamento e organização do projeto.

Geralmente as equipes dos projetos menores se desenvolvem bem com a combinação de duas a quatro ferramentas mais simples e intuitivas, apesar dessas ferramentas não possuírem uma variedade muito completa de funcionalidades internas.

Porém, quando falamos em grandes projetos, com muitas etapas e pessoas envolvidas, é muito importante que todas as funcionalidades sejam encontradas no menor número de ferramentas possível, de forma que facilite a localização de informações, arquivos e tracking de atividades de cada integrante do projeto.

Necessidades básicas das ferramentas para gerenciar projetos grandes:

• Compartilhamento de arquivos
• Colaboração em arquivos
• Ferramenta para gestão de tarefas (em quadro/kanban, lista, etc.)
• Ferramenta de comunicação com fácil localização de informações chave
• Linha de base
• Fácil visualização da curva S do projeto (evolução do projeto)
• Divisão de equipes hierárquicas e permissões para cada grupo de usuários
• Criação de projetos e subprojetos

É muito importante lembrar que as necessidades de cada projeto e equipe irão variar de acordo com as individualidades de cada projeto.

Agora você já tem um direcionamento sobre como identificar o tipo de projeto. Mas, para assegurar a maior chance de sucesso para o seu time, é essencial que as ferramentas que você utilize sejam compatíveis com o seu projeto e a sua equipe.

Acontecem dois erros muito comuns na hora da escolha das ferramentas de gerenciamento de projetos:

1. Escolher a ferramenta mais cara e completa, por que deve ser a mais confiável e certamente terá o que a equipe precisa.

Ou

2. Escolher as ferramentas com menor custo, para economizar no orçamento final do projeto. Existem boas ferramentas gratuitas, que podem atender muito bem demandas variadas.

Para que o projeto seja bem sucedido é muito importante não pecar pela falta, nem pelo excesso, quando falamos em ferramenta.

As duas situações são questões que possuem uma lógica de raciocínio aceitável, porém, o erro em qualquer uma das duas pode ser fatal para o resultado final da sua equipe!

Na primeira situação, onde a equipe usa a ferramenta mais completa possível – independente do tipo, tamanho ou complexidade do projeto – a quantidade de funcionalidades e informações pode tornar a gestão do projeto muito confusa.

Em projetos pequenos é muito importante ter objetividade e, em qualquer tipo de projeto, é essencial que todas as etapas desnecessárias sejam excluídas.

Equipes que estão começando agora a implantar as metodologias ágeis, podem se sentir tentadas a ter o máximo de funcionalidades disponíveis, mas deve-se levar em conta a complexidade e curva de aprendizado de cada ferramenta.

Já na segunda situação a busca por corte de gastos pode acabar custando muito em tempo, retrabalho e verba.

Como o número de informações, arquivos e pessoas é muito grande, trocar de ferramenta toda vez que precisar utilizar uma funcionalidade diferente, pode causar perda de dados e gaps de comunicação muito grandes.

A visualização do andamento do projeto e da evolução das metas fica prejudicada, podendo causar erros fatais para a saúde do projeto. 

Separamos abaixo 6 das melhores e mais utilizadas ferramentas para Gerenciamento de Projetos Ágeis. Entenda o que cada uma delas proporciona e como elas podem atender as necessidades do seu projeto.

Uma das ferramentas mais populares, o Trello possui versões gratuitas e pagas.

Através dela é possível visualizar fluxos de trabalho de forma prática, em quadros, através do método Kanban.

Ela possui integração com diversos aplicativos e de arquivos diretamente pela plataforma. É uma ferramenta intuitiva e simples, que possui uma curva de aprendizado muito baixa.

O modelo gratuito é ideal para projetos menores e de baixa complexidade.

Muito além de um app para comunicação, o Teams é uma ferramenta completa, quando o assunto é criação colaborativa!

Ela permite a criação e compartilhamento de arquivos, que podem ser editados de forma colaborativa entre os membros do time, além de funções como Chat, Reunião por vídeo, gravação de reunião e outros.

Ela possui também integração nativa com outras ferramentas da Microsoft.

Em questão de visualização do projeto, assim como o Trello, ele também possui a possibilidade de visualização do projeto por quadros, no formato kanban, mas vai além, possuindo ainda outras funcionalidades, outros tipos de visualização nativas – no formato lista, por exemplo – que permite visualizar suas tarefas individuais de forma descomplicada e proporciona um pouco mais de controle sobre o projeto.

Apesar de mais completo de forma interna, ele possui pouca integração com aplicativos externos. 

Em resumo, se trata de uma ferramenta simples, com uma curva de aprendizado pequena, facilitando o uso por equipes que estão começando agora a transformação para metodologias ágeis. 

Uma ferramenta de gestão em quadro, intuitiva e com baixa curva de aprendizado.

Permite a criação de cartões mais ricos, com informações mais detalhadas, onde as atividades de cada cartão poderão ser atribuídas a mais pessoas. Também é possível incluir arquivos dentro do cartão, facilitando a localização de documentos e informações.

Além das funcionalidades de acompanhamento de atividades por lista, ele possui um dashboard onde pode ser acompanhado o desenvolvimento das atividades, visualizar em qual ponto de atividade está cada tarefa, e o andamento do projeto como um todo.

Um ponto muito positivo do Planner é permitir a visualização de tarefas de forma individual, facilitando a organização pessoal de cada membro do projeto.

Essa é uma ótima ferramenta para projetos médios que, além de todas as suas funcionalidades nativas, possui integração com as outras ferramentas Microsoft.

O Microsoft To-Do é uma ferramenta que permite a criação de várias listas de projetos onde, dentro de cada lista, é possível acrescentar as tarefas a serem executadas, assim como anexar arquivos a cada lista.

Ele permite compartilhamento das listas e atribuição de tarefas a pessoas específicas.

Já possui integração com outras ferramentas da Microsoft, como o Outlook e o Planner, por exemplo. Ele é muito intuitivo e, por isso, possui uma curva de aprendizado bem pequena.

Assim como o Trello, é ideal para projetos menores e de baixa complexidade. Para algumas equipes pode ser um pouco mais prático, justamente devido à integração nativa com as outras ferramentas do Microsoft 365.

Muito utilizado na área de desenvolvimento de software. Apesar de ser um pouco mais complexo que os demais, é uma ferramenta muito intuitiva.

Ele permite diferentes formas de visualização das tarefas, se adaptando muito bem a diferentes metodologias. Algumas de suas funções mais usadas são a criação de Backlog do projeto, acompanhamento de histórico e desenvolvimento dos usuários, planejamento de Sprints e criação de relatórios e painéis de controle personalizados.

O Jira permite integração com muitas ferramentas externas, como o Power BI por exemplo. Isso permite que ele se torne uma ferramenta completa.

Por ser uma ferramenta mais complexa, a curva de aprendizado pode ser um pouco maior do que as demais ferramentas citadas aqui. É uma ótima ferramenta para projetos médios e grandes.

.

Agora você já possui as informações necessárias para identificar melhor qual tipo de projeto você possui e quais os principais pontos a se levar em conta no momento de escolha da ferramenta ideal.

Sempre tenha em mente que, quando se trata de gerenciamento de projetos ágeis, a melhor ferramenta não está ligada a custos ou complexidade, mas sim às funcionalidades e adaptabilidade ao tipo de metodologia escolhido e, claro, o desenvolvimento da equipe responsável pelo projeto.

Quer ganhar agilidade na escolha e execução da ferramenta e metodologia ideal para alavancar a transformação ágil do seu negócio? A terceirização de squads pode ser a melhor opção para a sua empresa.

Desta forma você terá um grupo de profissionais altamente especializados, focados em desenvolver soluções rápidas, alinhadas aos seus objetivos de negócio e às suas necessidades. Tudo isso sem precisar se preocupar com burocracias de contratação ou capacitação de pessoas.